Waarom notities het sterkste geval voor inspreken zijn
Elk ander soort schrijfwerk heeft een alternatief. Een e-mail kun je later vanaf een laptop beantwoorden, een document kun je aan een bureau opstellen.
Een gedachte wacht niet. Die komt terwijl je rijdt, kookt, een vergadering uitloopt, halverwege een ladder staat, of drie minuten in slaap aan het vallen bent. Kost het vastleggen langer dan een seconde of tien, dan leg je het niet vast, en vijf minuten later is het helemaal weg.
Dat maakt van notities een race tegen een heel korte klok, en inspreken is de enige invoermethode die hem wint. Een zin uitspreken kost vier seconden. Diezelfde zin met één hand tikken terwijl je in de andere iets vasthoudt kost er dertig, als het al gebeurt.
Snel kunnen beginnen is hier de enige maatstaf
Nauwkeurigheid doet bij een briefje aan jezelf vrijwel niet ter zake. Je leest het binnen een dag, je hebt het zelf geschreven, en je begrijpt je eigen steekwoorden ook met drie woorden verkeerd verstaan. Wat aantekeningen om zeep helpt, is wrijving bij de start.
Tel de tikken eerlijk voor wat je nu gebruikt. Ontgrendelen, de app zoeken, wachten tot hij opent, een nieuwe notitie maken, de microfoon zoeken, wachten tot hij klaar is, praten, wachten, het resultaat kopiëren, het ergens nuttigs plakken. Elk daarvan is een plek waar de gedachte ontsnapt of waar je besluit dat hij toch niet belangrijk genoeg was.
Een toetsenbord met een microfoontoets vouwt het merendeel daarvan op. Open de notitieapp die je toch al gebruikt, tik het veld aan, tik de microfoon aan, praat. De woorden komen waar je cursor staat, en er valt achteraf niets te kopiëren.
Daar hangt een tweede voordeel aan dat pas na een maand opvalt. Je aantekeningen blijven in wat je toch al gebruikt. Er wordt niets naar een tweede plek gekopieerd, er hoeft niets gelijkgehouden te worden tussen een transcriptieprogramma en je echte notitieapp, en er ontstaat geen aparte verzameling half afgemaakte dictaten om later mee in het reine te komen. De notitie valt daarmee wel onder wat jouw notitieapp doet, met zijn eigen synchronisatie en zijn eigen back-up; het werk van het toetsenbord eindigt zodra de tekst in het veld landt.
Zeg erbij waarom je het opschrijft
Gesproken notities zijn kort, want je hebt haast en de betekenis is op dat moment voor jou vanzelfsprekend. Een week later betekent “bellen over dat ding donderdag” helemaal niets.
Twee seconden extra verhelpen dat: wie, wat, waarom. “Marieke bellen over de offerte voor het dak, ze zei donderdag.” Van die extra woorden krijg je nooit spijt en van hun afwezigheid absoluut wel.
Hetzelfde geldt voor de kleine markeringen die notities terugvindbaar maken. Zeg steeds hetzelfde woord voor een categorie, en later kun je erop zoeken. Het is een grof systeem en het werkt beter dan welke labelfunctie ook die je op het moment zelf toch vergeet te gebruiken.
In notities gaan namen het vaakst mis
Notities zitten vol eigennamen: mensen, straten, winkels, producten, medicijnen, de naam van de loodgieter. Dat zijn precies de woorden die een algemeen spraakmodel nooit is tegengekomen, dus zet het er iets gewoons voor in de plaats dat erop lijkt.
Laat je toetsenbord je woorden toevoegen, dan zijn notities het gebruik dat dat het snelst terugbetaalt. LocalType houdt toegevoegde woorden op je telefoon en geeft ze als context aan het spraakmodel, zodat de namen die je steeds gebruikt meteen goed aankomen en je ze niet elke keer hoeft te verbeteren.
Voeg de terugkerende namen één keer toe: familie, collega’s, je straat, de plaats, de dingen die je geregeld koopt. Bij medicijnen en merken loont het om ze uit te spreken zoals jij ze uitspreekt terwijl je ze toevoegt, want dat is ook hoe je ze straks in een notitie zegt.
Lijstjes, en waar het onhandig wordt
Een boodschappenlijstje inspreken werkt als je het als zin uitspreekt en het later opruimt, want de meeste systemen leiden leestekens af uit je ritme en maken geen opsommingsteken per pauze. Je krijgt een alinea, geen lijst.
Wil je een echte lijst, spreek dan de dingen in en maak de opmaak achteraf, of spreek een reeks korte notities in en niet één lange. Dit is een van de weinige plekken waar tikken meedoet, want een lijst bestaat vooral uit korte zelfstandige naamwoorden, en zulke woorden zonder zin eromheen zijn precies waar inspreken het slechtst mee omgaat.
Nakijken wat je vastlegde
Een ingesproken notitie is grondstof. Behandel je hem als afgerond, dan concludeer je binnen een week dat de methode niet werkt.
Bouw een ronde in. Eén keer per dag, of zodra je achter een scherm gaat zitten, lees je door wat je vastlegde en doe je drie dingen: de namen rechtzetten, de toelichting toevoegen die je oversloeg, en handelen naar alles wat eigenlijk een taak was en geen gedachte.
Die ronde kost twee minuten. Zonder die twee minuten houd je geen systeem voor aantekeningen over maar een kerkhof van halve zinnen. Het is bovendien makkelijker dan het klinkt, want je leest je eigen woorden van een paar uur geleden en niet iets uit vorige maand dat ontcijferd moet worden.
De andere helft van die gewoonte is wissen. De meeste vastgelegde gedachtes blijken onbelangrijk zodra je ze opgeschreven ziet, en ze opruimen is wat de nuttige zichtbaar houdt.
Kelders, liften en het midden van nergens
De microfoon is een toets op het toetsenbord, dus vastleggen begint op het moment dat er een tekstveld opengaat, in welke notitieapp je maar wilt, op telefoons en tablets met Android 8.0 en nieuwer.
Het offline deel telt hier zwaarder dan bij de meeste toepassingen, want aantekeningen worden gemaakt op de slechtst denkbare plekken voor een verbinding: parkeergarages, liften, kelders, het midden van nergens, vliegtuigen. Het herkennen draait op de telefoon uit een modelbestand in opslag die alleen de app kan lezen, dus geen van die situaties verandert iets. Om internettoegang wordt één keer gevraagd, om het model op te halen dat je kiest, en daarna nooit meer.
Er zit bij notities een kant aan privacy die mensen onderschatten. Notities zijn waar het werkelijk persoonlijke materiaal terechtkomt: gezondheid, geld, dingen over andere mensen, ideeën die je aan niemand verteld hebt. Bij herkennen op je telefoon wordt geen van die audio verstuurd, hangt er geen account aan het toetsenbord, draait er geen reclame en geen tracking binnen het product, en wordt er geen archief van je opnames bewaard. Wat de app opslaat gaat bewust niet mee in de back-up van Android.
Drie modelmaten, van 60, 190 en 539 MB, laten je de afruil bepalen. Voor notities is de snelste vaak de juiste keuze, want je wilt de woorden opgeschreven hebben en niet perfect. De middelste optie had 4,1 seconden nodig voor 6,9 seconden spraak op de testtelefoon met 4 GB, als je een idee van het verschil wilt. Achttien talen zitten in één meertalig model, gekozen uit de opname en niet uit een menu.
In wachtwoordvelden zet de microfoon zichzelf uit. Wilde je net een code noteren, dan tik je die dus, en dat is meteen de veiligere gewoonte.
Probeer het een week op één plek: het eerste wat je bedenkt zodra je de auto uitstapt, of het laatste voordat je gaat slapen. Aan het eind van die week kijk je terug in je notitieapp en tel je hoeveel briefjes er staan die er anders niet hadden gestaan.