Waarom e-mail de voor de hand liggende kandidaat is
Het meeste schrijfwerk op een telefoon is kort. Een antwoord, een bericht, een zoekopdracht. E-mail is de uitzondering: daar wordt van je verwacht dat je echte alinea’s produceert, op je telefoon dat daar het slechtst voor geschikt is.
Dus loopt de wachtrij op. Berichten die je later fatsoenlijk zult beantwoorden, vanaf een laptop, wat dan morgen wordt, wat een stapel wordt waar je tegenop ziet. Het zijn bovendien zelden de onbelangrijke mails die blijven liggen. De korte bevestigingen tik je meteen weg; wat wacht, is precies het bericht waar iemand op zit te wachten.
Praten haalt de fysieke flessenhals er helemaal uit. Drie alinea’s kosten ongeveer negentig seconden om te zeggen en ruwweg tien minuten om te tikken. Dat verschil is de hele reden om er moeite voor te doen.
Ingesproken mail klinkt anders, en meestal beter
De gangbare zorg is dat inspreken je onprofessioneel laat klinken. Kijk je naar wat er uit komt, dan gaat het eerder de andere kant op, om een reden die je makkelijk mist.
Getypte mail drijft af naar plechtigheid en opvulling, want tikken is traag en mensen grijpen naar standaardzinnen om de ruimte te vullen. “Even terugkomend op onderstaande.” “Bijgaand treft u aan.” “Ik hoop dat deze mail u in goede gezondheid bereikt.” Zo praat niemand.
Ingesproken mail komt dichter bij hoe je iets zou uitleggen als de ander voor je stond: directer, concreter, en korter. Voor de meeste werkcorrespondentie is dat een verbetering en geen risico.
Het echte risico zit ergens anders.
Vier dingen die scheefgaan
Lengte. Praten is makkelijk, dus je zegt meer dan je geschreven zou hebben. Er komt een alinea bij die je nooit getikt zou hebben, en de ontvanger merkt dat.
Structuur. Je kunt het bericht niet zien terwijl je het maakt, dus de alineagrenzen landen slecht, de vraag zakt naar het eind, en het geheel leest als een monoloog.
Namen. Achternamen van collega’s, namen van klanten, productnamen, afkortingen. Dat zijn de woorden die het vaakst verkeerd uit de bus komen en de pijnlijkste als dat gebeurt, want iemand leest zijn eigen naam verkeerd gespeld.
Leestekens. Moderne systemen leiden ze af uit je ritme en verwachten niet langer dat je ze uitspreekt. Meestal goed, af en toe niet, en een punt op de verkeerde plek verandert een zin sterker dan een verkeerd verstaan woord.
Een routine van vijftien seconden
Zet je namen er één keer in. Dit doe je vooraf, en verder nooit meer. Zet je collega’s, je klanten, je producten en je afkortingen in de woordenlijst van je toetsenbord. LocalType bewaart die op je telefoon en geeft ze als context aan het spraakmodel, zodat de woorden meteen goed gespeld aankomen en niet benaderd worden door iets dat erop lijkt. Ze maken bovendien de typesuggesties beter, want één app doet allebei.
Zeg de vraag als eerste. Bepaal het ene ding dat je wilt voordat je begint te praten, en zeg het in de eerste zin. Die ene gewoonte verhelpt het merendeel van het structuurprobleem, want de rest van het bericht heeft dan iets om zich omheen te ordenen.
Praat in hele zinnen en pauzeer ertussen. Dat geeft de herkenner het ritme waarmee hij leestekens plaatst, en het houdt je tegen om één zin van negentig woorden te maken.
Lees het na voordat je verstuurt. Niet op typefouten, maar op lengte en op namen. Schrap de alinea die je erbij zette omdat praten makkelijk was. Kijk elke eigennaam na.
Die laatste stap slaan mensen over, en het is de enige die niet vrijblijvend is. Mail gaat naar echte mensen en blijft in hun postvak staan, waar een appje na twee dagen onder honderd andere ligt.
Ondertekening, geciteerde antwoorden en de rommel eronder
Mail op een telefoon zit vol tekst die je niet zelf schreef: een ondertekening, het geciteerde bericht waarop je antwoordt, soms een juridische voettekst. Inspreken zet woorden neer waar de cursor toevallig staat, en op een klein scherm is die cursor makkelijk te verliezen, dus het kan heel goed gebeuren dat je twee zorgvuldige alinea’s midden in andermans geciteerde tekst aflevert.
Twee gewoontes voorkomen dat. Tik in de tekst en kijk of de cursor boven je ondertekening staat voordat je begint te praten. En scrol na een lang stuk inspreken naar boven voordat je verstuurt; de voorvertoning in de lijst laat precies het stuk zien waar niets mis mee is.
Dit gaat niet over de kwaliteit van het herkennen. De woorden kloppen allemaal, ze staan alleen onder de streep waar niemand meer kijkt.
Werkmail is het gevoeligste dat je op een telefoon schrijft
Persoonlijke berichten zijn één ding. Werkmail bevat standaard salarissen, contracten, problemen van klanten, afspraken bij de dokter, dingen die vallen onder een afspraak die je getekend hebt.
Bij inspreken via de cloud gaat die audio naar een server om tekst te worden. Zo werkt die architectuur, en voor veel mensen en veel werkgevers is dat volledig aanvaardbaar.
Bij LocalType wordt hij niet verstuurd, want het spraakmodel is een bestand op je telefoon dat het werk daar doet. Er is geen upload, geen account dat aan het toetsenbord hangt, geen reclame in het product en geen tracking erbinnen. Een archief van je opnames bestaat niet: de audio wordt tekst en daar houdt het op. De gegevens van de app blijven met opzet buiten de back-up van Android, en het model staat in de eigen opslag van de app, die alleen die app kan lezen.
Eén grens die erbij hoort, en ze geldt ook voor ons. Zodra de woorden in je mailprogramma staan en je op verzenden drukt, gelden de regels van dat programma en van je mailaanbieder. Het deel van het toetsenbord eindigt op het moment dat de tekst in het veld verschijnt, precies alsof je hem had ingetikt.
In wachtwoordvelden zet het inspreken zichzelf uit. Op een telefoon waar je de hele dag tussen een mailapp en een inlogscherm heen en weer gaat, scheelt dat je de vraag of je zojuist je wachtwoord hardop hebt gezegd.
Het werkt ook als je mailprogramma dat niet doet
Mail wordt op ongelegen plekken beantwoord: een treintunnel, een vliegtuig, een hotel met vijandige wifi.
Doordat er nergens iets opgevraagd wordt, gaat inspreken in al die gevallen gewoon door. Je stelt het antwoord nu op en het mailprogramma verstuurt het zodra de verbinding terug is. Om internettoegang wordt gevraagd voor precies één ding, het ophalen van het spraakmodel dat je koos, en daarna nooit meer; offline is verder de normale toestand.
De modelmaat is voor dit gebruik een gedachte waard. Langere berichten pleiten voor nauwkeurigheid boven snelheid, dus de standaard van 190 MB of de optie van 539 MB slaan meer ergens op dan die van 60 MB, tenzij je telefoon krap in het geheugen zit. Op een testtelefoon met 4 GB geheugen zette de middelste maat 6,9 seconden spraak om in 4,1 seconden.
Begin bij de bevestigingen
Probeer het eerst op de berichten waar je je het minst zorgen over maakt, de routinematige bevestigingen en korte antwoorden, en niet op het lastige bericht dat je al een week ontloopt. Je leert dan waar het je verkeerd verstaat op schrijfwerk dat er niet toe doet, en tegen de tijd dat je bij het lastige bericht aankomt zit de gewoonte er al in.
Neem na een week de vijf mails door die je zo verstuurd hebt en streep aan wat je achteraf hebt moeten verbeteren. Staan er vooral namen, dan is je woordenlijst nog niet op orde. Staan er vooral overbodige alinea’s, dan praat je langer door dan nodig en helpt het om de vraag eerst te zeggen en daarna pas de uitleg.