Warum Mail der naheliegende Fall ist
Das meiste Schreiben am Handy ist kurz. Eine Antwort, eine Nachricht, eine Suche. Mail ist die Ausnahme: Dort wird von dir erwartet, dass du tatsächlich Absätze hervorbringst, auf dem Gerät, das dafür am wenigsten taugt.
Also wächst die Warteschlange. Nachrichten, die du später ordentlich beantwortest, am Laptop, was dann morgen wird, was dann ein Rückstand wird, vor dem dir graut.
Sprechen nimmt den körperlichen Engpass vollständig weg. Drei Absätze dauern gesprochen ungefähr neunzig Sekunden und mit dem Daumen ungefähr zehn Minuten. Dieser Unterschied ist der ganze Grund, sich damit zu befassen.
Diktierte Mail klingt anders, und meistens besser
Die verbreitete Sorge lautet, das Diktieren lasse dich unprofessionell klingen. In der Praxis passiert eher das Gegenteil.
Getippte Mail neigt zu Förmlichkeit und Füllwerk, denn Tippen ist langsam, und Leute greifen zu Textbausteinen, um die Fläche zu füllen. "Bezugnehmend auf Ihre Anfrage." "Anbei übersende ich." "Mit der Bitte um Kenntnisnahme." So spricht niemand.
Diktierte Mail kommt näher an das heran, wie du der Person etwas erklären würdest, säße sie vor dir: direkter, greifbarer und kürzer. Für die meiste dienstliche Korrespondenz ist das eine Verbesserung und kein Risiko.
Das echte Risiko liegt woanders.
Wo es schiefgeht
Länge. Sprechen ist leicht, du sagst also mehr, als du geschrieben hättest. Eine diktierte Mail wird meist länger, als sie hätte sein müssen, und der Empfängerin fällt das auf.
Gliederung. Du siehst die Nachricht nicht, während du sie hervorbringst, die Absatzgrenzen landen also schlecht, die Bitte kommt am Ende statt oben, und das Ganze liest sich als Monolog.
Namen. Nachnamen von Kolleginnen, Namen von Kunden, Produktnamen, Abkürzungen. Das sind die Wörter, die am ehesten falsch herauskommen, und die peinlichsten, wenn sie es tun, denn die Person liest ihren eigenen Namen falsch geschrieben.
Satzzeichen. Neuere Systeme erschließen sie aus deinem Rhythmus, statt zu erwarten, dass du sie ansagst. Meistens richtig, gelegentlich nicht, und ein falsch gesetzter Punkt ändert einen Satz stärker als ein verhörtes Wort.
Ein Ablauf, der fünfzehn Sekunden dauert
Sag die Bitte zuerst. Entscheide vor dem Sprechen, was du eigentlich willst, und sag es im ersten Satz. Diese eine Gewohnheit behebt den größten Teil des Gliederungsproblems, denn der Rest der Nachricht hat dann etwas, worum er sich ordnen kann.
Sprich in ganzen Sätzen und mach Pausen dazwischen. Damit bekommt die Erkennung den Rhythmus, aus dem sie die Satzzeichen setzt, und du bringst keinen Satz mit neunzig Wörtern hervor.
Lies sie vor dem Abschicken. Nicht auf Tippfehler, sondern auf Länge und Namen. Streich den Absatz, den du ergänzt hast, weil Reden leicht war. Prüf jeden Eigennamen.
Den letzten Schritt lassen Leute weg, und er ist der einzige, der nicht freiwillig ist. Mail geht an echte Leute und bleibt in ihrem Posteingang stehen.
Trag die Namen einmal ein, die du benutzt
Weil Namen der Hauptausfall sind, geh das unmittelbar an, statt sie ewig zu berichtigen.
Wenn deine Tastatur dich Wortschatz eintragen lässt, trag deine Kolleginnen, deine Kunden, deine Produkte und deine Abkürzungen einmal ein. LocalType legt sie auf dem Gerät ab und reicht sie dem Sprachmodell als Zusammenhang weiter, die Wörter kommen also richtig geschrieben an, statt durch etwas Ähnlichklingendes angenähert zu werden. Sie verbessern zugleich die Tippvorschläge, denn eine App macht beides.
Fünf Minuten Einrichtung nehmen den häufigsten Grund weg, aus dem Leute das Diktieren für dienstliche Post wieder aufgeben.
Wo erkannt wird, ist hier keine Kleinigkeit
Persönliche Nachrichten sind das eine. Dienstliche Mail ist regelmäßig das Heikelste, was überhaupt jemand auf einem Handy schreibt: Gehälter, Verträge, Probleme von Kunden, Arzttermine, Dinge unter einer Vereinbarung, die du unterschrieben hast.
Beim Diktieren über die Cloud wird dieser Ton an einen Server übertragen, um zu Text zu werden. So ist diese Bauweise gebaut, und für viele Leute und viele Arbeitgeber ist das völlig annehmbar.
Bei LocalType wird er nicht übertragen, denn das Sprachmodell ist eine Datei auf deinem Handy, die die Arbeit dort erledigt. Es gibt keinen Upload, kein Konto an der Tastatur, keine Werbung im Produkt und kein Tracking darin. Aufnahmen werden nirgends archiviert, denn aus dem Ton wird Text, und mehr bleibt davon nicht übrig. Die Daten der App bleiben absichtlich außerhalb vom Cloud-Backup von Android, und das Modell liegt in einem Speicher, den nur die App lesen kann.
Eine Grenze, die dazugehört, und sie gilt auch für uns. Sobald die Wörter in deinem Mailprogramm stehen und du auf Senden drückst, unterliegen sie diesem Programm und deinem Mailanbieter. Der Teil der Tastatur endet in dem Augenblick, in dem der Text im Feld erscheint, genau so, als hättest du ihn getippt.
In Passwortfeldern schaltet sich das Diktieren selbst ab, und das zählt mehr, als man denkt, auf einem Handy, auf dem Mailprogramme und Anmeldebildschirme nebeneinanderliegen.
Es läuft auch, wenn dein Mailprogramm es nicht tut
Mail wird an unbequemen Orten beantwortet: in einem Bahntunnel, in einem Flugzeug, in einem Hotel mit feindlichem WLAN.
Weil nirgendwo etwas angefragt wird, läuft das Diktieren in allen diesen Lagen weiter. Du verfasst die Antwort jetzt, und das Mailprogramm verschickt sie, wenn die Verbindung zurückkommt. Nach Internet wird für genau eine Sache gefragt, nämlich um das Sprachmodell abzuholen, das du gewählt hast, und danach nie wieder.
Die Modellgröße ist für diesen Zweck einen Gedanken wert. Längere Nachrichten sprechen für Genauigkeit statt Tempo, die Voreinstellung mit 190 MB oder die Möglichkeit mit 539 MB ergeben also mehr Sinn als die mit 60 MB, es sei denn, deinem Handy ist der Arbeitsspeicher knapp. Auf einem Testgerät mit 4 GB Arbeitsspeicher machte die mittlere Größe aus 6,9 Sekunden Sprache in 4,1 Sekunden Text.
Grußformeln, zitierte Antworten und das Durcheinander darunter
Vor dieser Einzelheit warnt dich niemand.
Mail am Handy steckt voller Text, den du nicht geschrieben hast: eine Grußformel, die zitierte Nachricht, auf die du antwortest, manchmal ein rechtlicher Hinweis. Das Diktat setzt Wörter dorthin, wo die Schreibmarke gerade steht, und auf einem kleinen Bildschirm ist die leicht verrutscht, es ist also durchaus möglich, zwei sorgfältige Absätze mitten in fremden zitierten Text zu liefern.
Zwei Gewohnheiten verhindern das. Tipp in den Fließtext und prüf, dass die Schreibmarke oberhalb deiner Grußformel sitzt, bevor du zu sprechen anfängst. Und scroll nach einem langen Diktat nach oben, bevor du abschickst, statt der Vorschau zu trauen.
Das ist die häufigste Art, wie eine diktierte Mail nachlässig aussehend rausgeht, und sie hat mit der Güte der Erkennung überhaupt nichts zu tun.
Vier Gewohnheiten, die die Arbeit machen
Diktieren macht Mail schneller und etwas länger. Sag die Bitte zuerst, sprich in Sätzen, trag die Namen deiner Kolleginnen einmal ein, und lies vor dem Abschicken nach.
Mach das, und der Rückstand hört auf, ein Rückstand zu sein, ohne dass unterwegs etwas davon dein Handy verlässt.
Ein letzter Vorschlag. Probier es zuerst an den Nachrichten, um die du dir am wenigsten Sorgen machst, den alltäglichen Bestätigungen und kurzen Antworten, und nicht an der schwierigen, die du seit einer Woche vermeidest. Du lernst an Schreiben, bei dem es nicht zählt, wo es dich verhört, und wenn du bei der schwierigen Nachricht ankommst, ist die Gewohnheit schon da.