Perché la posta è la candidata ovvia
Quasi tutta la scrittura da telefono è corta. Una risposta, un messaggio, una ricerca. La posta è l’eccezione: è il posto in cui ci si aspetta che tu produca paragrafi veri, sull’apparecchio meno adatto a produrli.
Così la coda cresce. Messaggi a cui risponderai per bene più tardi, da un portatile, che poi diventa domani, che poi diventa un arretrato che ti fa paura.
Parlare toglie di mezzo del tutto il collo di bottiglia fisico. Tre paragrafi si dicono in circa novanta secondi e si compongono col pollice in una decina di minuti. È tutta lì la ragione per darsi da fare.
La posta dettata suona diversa, e di solito meglio
La preoccupazione comune è che la dettatura ti faccia sembrare poco professionale. Nella pratica tende a succedere il contrario, per un motivo che è utile capire.
La posta scritta a mano scivola verso la formalità e il riempitivo, perché scrivere è lento e la gente allunga la mano verso le frasi fatte per occupare lo spazio. «In riferimento a quanto in oggetto». «Si trasmette in allegato». «Restando in attesa di un cortese riscontro». Nessuno parla così.
La posta dettata esce più vicina a come spiegheresti una cosa alla persona se ti fosse davanti: più diretta, più concreta e più corta. Per quasi tutta la corrispondenza di lavoro è un miglioramento, non un rischio.
Il rischio vero sta altrove.
Dove va storta
La lunghezza. Parlare è facile, quindi dici più di quanto avresti scritto. Una email dettata di solito viene più lunga di quanto dovesse essere, e chi la riceve se ne accorge.
La struttura. Mentre la produci non puoi vedere il messaggio, quindi gli a capo cadono male, la richiesta arriva alla fine invece che in cima, e il tutto si legge come un monologo.
I nomi. Cognomi dei colleghi, nomi di clienti, nomi di prodotti, sigle. Sono le parole che con più probabilità escono sbagliate e le più imbarazzanti quando succede, perché la persona sta leggendo il proprio nome scritto male.
La punteggiatura. I sistemi moderni la deducono dal tuo ritmo invece di aspettarsi che tu la pronunci. Quasi sempre giusta, ogni tanto no, e un punto fuori posto cambia una frase più di quanto la cambi una parola fraintesa.
Una routine da quindici secondi
Di’ prima la richiesta. Decidi l’unica cosa che vuoi prima di cominciare a parlare, e dilla nella prima frase. Questa singola abitudine sistema quasi tutto il problema della struttura, perché a quel punto il resto del messaggio ha qualcosa attorno a cui organizzarsi.
Parla in frasi complete e fermati fra l’una e l’altra. Dà al sistema di riconoscimento il ritmo che usa per piazzare la punteggiatura, e ti impedisce di produrre un’unica frase da novanta parole.
Rileggila prima di inviare. Non per i refusi: per la lunghezza e per i nomi. Taglia il paragrafo che hai aggiunto perché parlare era facile. Controlla ogni nome proprio.
L’ultimo passaggio è quello che la gente salta, ed è l’unico che non è facoltativo. La posta va a persone vere e resta nella loro casella.
Aggiungi i nomi che usi, una volta sola
Visto che i nomi sono il punto di rottura principale, affrontali in modo diretto invece di correggerli per sempre.
Se la tua tastiera permette di aggiungere vocabolario, metti dentro una volta i colleghi, i clienti, i prodotti e le sigle. LocalType li conserva sull’apparecchio e li passa al modello vocale come contesto, così le parole cominciano ad arrivare scritte giuste invece di essere approssimate con qualcosa che suona simile. Migliorano anche i suggerimenti mentre scrivi, visto che a occuparsi delle due cose è un’app sola.
Cinque minuti di preparazione tolgono di mezzo il motivo più comune per cui la gente abbandona la dettatura nella corrispondenza di lavoro.
Qui il posto dove avviene il riconoscimento non è un dettaglio
I messaggi personali sono una cosa. La posta di lavoro è regolarmente la scrittura più delicata che chiunque faccia su un telefono: stipendi, contratti, problemi di un cliente, appuntamenti medici, cose coperte da un accordo che hai firmato.
Con la dettatura nel cloud, quell’audio viene trasmesso a un server per diventare testo. È così che funziona l’architettura, e per molte persone e molti datori di lavoro è del tutto accettabile.
Con LocalType non viene trasmesso, perché il modello vocale è un file sul tuo telefono che fa il lavoro lì. Non c’è nessun caricamento, nessun account attaccato alla tastiera, nessuna pubblicità nel prodotto e nessun tracciamento del comportamento dentro. Non viene tenuto nessun archivio delle tue registrazioni, visto che l’audio diventa testo e con l’audio è finita. I dati dell’app sono esclusi apposta dal backup nel cloud di Android, e il modello sta in uno spazio di archiviazione che può leggere soltanto l’app.
Un limite che conta, e vale anche per noi. Quando le parole sono dentro il tuo programma di posta e premi invia, sono governate da quel programma e dal tuo fornitore. La parte della tastiera finisce nell’istante in cui il testo compare nel campo, esattamente come se lo avessi digitato tu.
Nei campi password la dettatura si disattiva da sola, cosa che conta più di quanto sembri su un telefono dove le app di posta e le schermate di accesso stanno una accanto all’altra.
Funziona anche quando il tuo programma di posta no
Alla posta si risponde in posti scomodi: una galleria in treno, un aereo, un albergo con il Wi-Fi ostile.
Siccome non si sta chiedendo niente a nessuno, la dettatura va avanti in tutti quei posti. Componi la risposta adesso e il programma di posta la manda quando la connessione torna. L’accesso a internet viene chiesto per una cosa sola, prendere il modello vocale che hai scelto, e mai più dopo.
Per questo uso la taglia del modello conta. I messaggi lunghi premiano la precisione più della velocità, quindi hanno più senso i 190 MB predefiniti o l’opzione da 539 MB che non quella da 60 MB, a meno che il telefono non sia a corto di memoria. Su un telefono di prova con 4 GB di memoria, la taglia di mezzo ha trasformato in testo 6,9 secondi di parlato in 4,1 secondi.
Firme, citazioni e il disordine che c’è sotto
Il problema qui è il cursore, non il riconoscimento.
La posta da telefono è piena di testo che non hai scritto tu: una firma, il messaggio citato a cui stai rispondendo, a volte una nota legale. La dettatura lascia cadere le parole dove capita che sia il cursore, e su uno schermo piccolo il cursore è facile da piazzare male, quindi è del tutto possibile piazzare due paragrafi curati in mezzo al testo citato di qualcun altro.
Due abitudini lo evitano. Tocca dentro il corpo e controlla che il cursore stia sopra la tua firma prima di cominciare a parlare. E dopo una dettatura lunga, scorri verso l’alto prima di inviare invece di fidarti dell’anteprima.
È il modo più comune in cui una email dettata parte con un’aria sciatta, e con la qualità del riconoscimento non c’entra proprio niente.
Quattro abitudini che fanno il lavoro
La dettatura rende la posta più veloce e leggermente più lunga. Di’ prima la richiesta, parla in frasi, aggiungi una volta i nomi dei colleghi, e rileggi prima di inviare.
Fai così e l’arretrato smette di essere un arretrato, senza che per strada niente esca dal tuo telefono.
Un ultimo suggerimento. Provala prima sui messaggi che ti preoccupano di meno, le conferme di routine e le risposte brevi, invece che su quello difficile che eviti da una settimana. Impari dove ti fraintende su una scrittura che non conta, e quando arrivi al messaggio difficile l’abitudine c’è già.