La scrittura che nessuno mette in conto
Lavorare per sé produce un flusso costante di piccole cose scritte, e nessuna di loro compare su una fattura.
La risposta a una richiesta. L’appunto su cosa il cliente abbia chiesto davvero. Il riscontro che avevi promesso. Il preventivo che avevi detto di mandare oggi. La riga in agenda che spiega di cosa parlasse l’appuntamento. Il messaggio per spostare giovedì.
Ognuna porta via due minuti e nessuna viene fatta, perché atterrano nei buchi: fra un lavoro e l’altro, in un parcheggio, in piedi fuori dalla porta di qualcuno, mentre vai alla cosa dopo. Sono tutti momenti in cui scrivere da un telefono è l’ultima cosa che ti va di fare.
La conseguenza la conosce chiunque lavori in proprio da un po’. Le scartoffie si accumulano finché non ci va di mezzo una serata, e per allora metà dei dettagli è sparita.
Dove la dettatura ci sta esattamente
Subito dopo un lavoro. Due minuti nel furgone, dicendo cosa è stato fatto, cosa è stato concordato e cosa va ordinato. Quell’appunto vale dieci volte la versione scritta a memoria alle nove di sera.
Le richieste. Rispondere mentre la richiesta è fresca invece che tutte insieme due giorni dopo, che spesso è la differenza fra prendere il lavoro e non prenderlo.
I solleciti. Il piccolo richiamo che viene rimandato a tempo indefinito perché scriverlo sembra sproporzionato alla sua importanza.
Il dettaglio in agenda. Una voce di calendario che dica di cosa parli davvero l’appuntamento, dettata mentre lo stai fissando invece che ricostruita dopo.
Tutte e quattro sono corte, tutte e quattro adesso vengono rimandate, e tutte e quattro avvengono lontano da una scrivania.
Cosa ha comunque bisogno di una tastiera
Sbagliarlo fa perdere tempo invece di farne risparmiare.
Prezzi, quantità, numeri di fattura, date e codici di riferimento. I numeri non hanno nessun contesto che li disambigui, quindi la dettatura è al suo punto più debole esattamente dove un errore costa di più. Una cifra sbagliata in un preventivo è un problema di un altro ordine rispetto a una frase goffa.
Gli indirizzi email, sempre. I CAP degli indirizzi di lavoro, quasi sempre.
La divisione che funziona è dettare le parole e scrivere le cifre, cosa che diventa automatica nel giro di una settimana ed è più veloce che dettare tutto e poi andare a caccia della cifra uscita male.
Qui il problema del vocabolario è acuto
La scrittura di chi lavora in proprio è densa esattamente di quello su cui i sistemi di riconoscimento falliscono: nomi di clienti, termini di mestiere, nomi di fornitori, codici di prodotto, i nomi delle vie e dei paesi in cui lavori.
Questo rende il dizionario personale molto meno un extra gradevole di quanto lo sia per quasi tutti. Venti minuti ad aggiungere i clienti abituali, i fornitori, i materiali o i servizi che nomini di continuo, e i toponimi della zona trasformano la dettatura da irritante a utilizzabile.
LocalType tiene quelle aggiunte sull’apparecchio e le passa al modello vocale come contesto, così arrivano scritte giuste invece che approssimate. Alimentano anche i suggerimenti della scrittura, il che aiuta sulla metà che continui a scrivere a mano.
Un’avvertenza: il tuo elenco di clienti che vive dentro la tastiera resta il tuo elenco di clienti. Su un telefono che è tuo e sta con te va bene; su un apparecchio condiviso è il caso di pensarci.
Perché la connessione conta più che in un ufficio
Il lavoro autonomo si svolge nei posti con il segnale peggiore del paese.
Cantine, locali tecnici, cantieri nuovi ancora senza copertura, indirizzi di campagna, parcheggi multipiano, zone industriali, l’interno del garage di qualcuno. Per un artigiano o per un professionista che si muove non è un caso limite; è quasi tutta la giornata di lavoro.
Una dettatura che ha bisogno di una connessione fallisce in tutti quei posti, e fallisce esattamente nel momento in cui hai due minuti e qualcosa che vale la pena annotare.
LocalType fa girare il riconoscimento sull’apparecchio a partire da un modello dentro uno spazio di archiviazione che nessun’altra app può aprire, quindi un locale tecnico si comporta come un tavolo di cucina. C’è una cosa per cui l’app vuole l’accesso a internet, cioè andare a prendere il modello che hai scelto, e non lo chiede una seconda volta.
C’è anche un argomento sui dati. Chi lavora da un veicolo tutto il giorno con un piano a consumo carica audio a ogni dettatura nel cloud, il che è un lento gocciolare di addebiti per qualcosa che non aveva mai avuto bisogno di lasciare il telefono.
Riservatezza verso i clienti senza un reparto informatico
Le organizzazioni più grandi hanno qualcuno il cui mestiere è chiedere dove finiscano i dati. Lavorando per sé, quella persona sei tu, e di solito la cosa non riceve nessun pensiero.
Se il riconoscimento avviene sull’apparecchio, i dettagli di un cliente detti dentro un appunto non vengono trasmessi da nessuna parte, quindi non c’è nessun terzo da nominare in un contratto, nessun responsabile del trattamento da valutare e nessuna domanda a cui rispondere se un cliente te la fa.
È una proprietà del progetto invece che una promessa, e puoi dimostrarla dettando in modalità aereo.
Per completezza: non esiste nessun account, la pubblicità è assente, dentro il prodotto non gira nessun tracciamento del comportamento, non viene tenuto nessun archivio delle tue registrazioni, e al backup nel cloud di Android i dati dell’app vengono negati di proposito. Sopra una casella password il tasto del microfono non viene offerto, cosa che conta su un telefono che tutto il giorno accede alla banca, ai fornitori e ai portali dei clienti.
La serata che sostituisce
La misura che conta non è la precisione.
Quasi tutti quelli che lavorano in proprio hanno una serata ricorrente o una domenica mattina in cui le scartoffie vengono recuperate: gli appunti scritti a memoria, le richieste a cui si risponde tardi, i solleciti che nessuno ha fatto. Quella sessione esiste perché la scrittura non è avvenuta quando doveva.
La dettatura non rende quella sessione più veloce. La rende più piccola, spostando la scrittura nel momento a cui apparteneva, quando i dettagli erano ancora esatti e i due minuti erano già liberi.
Il risultato realistico dopo un mese non è che la burocrazia porti via meno tempo in totale. È che gli appunti sono precisi, che alle richieste è stato risposto in giornata, e che la serata è più corta perché metà era già avvenuta dentro un furgone.
Prepararla una volta sola
Venti minuti, e non serve ripeterli.
Attiva e seleziona la tastiera, scarica il modello sotto Wi-Fi, aggiungi i tuoi clienti, i fornitori e i toponimi della zona, e scegli la taglia del modello in base all’ambiente in cui lavori. Chi detta dentro i veicoli e nei cantieri rumorosi trova che la più grande valga l’attesa; su un telefono anziano, la più piccola. Come scala: l’opzione intermedia da 190 MB ha messo per iscritto 6,9 secondi di parlato in 4,1 secondi sull’apparecchio di prova da 4 GB.
Poi usala per una cosa sola per due settimane: l’appunto dopo ogni lavoro. Quella singola abitudine produce registrazioni migliori di qualunque altra cosa descritta qui, ed è quella che si ripaga per prima.
Resisti alla tentazione di convertire tutto insieme. Le giornate di chi lavora in proprio sono già piene di piccoli cambiamenti che non attecchiscono mai, e un’abitudine che sopravvive vale più di cinque abbandonate entro la seconda settimana. Una volta che l’appunto dopo il lavoro è automatico, le richieste e i solleciti tendono a venire dietro da soli, perché a quel punto allungare la mano verso il tasto del microfono ha smesso di essere una decisione.